الفاتورة الإلكترونية

 انتشر مصطلح الفاتورة الإلكترونية بين التجار في الفترة الأخيرة، وقد انضم العديد من كبار الممولين إلى تلك المنظومة في سبيل مواكبة التكنولوجيا والتوجه نحو عالم التعاملات الرقمية، واستجابة لقرارات مصلحة الضرائب للعديد من الدول. .

ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية؟

عرفت هيئة الزكاة والضرائب والجمارك الفاتورة الإلكترونية على أنها: "الفاتورة التي يتم إصدارها وحفظها في صيغة الكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني وتحتوي على متطلبات الفاتورة الضريبية، ولا تعتبر الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي الفاتورة إلكترونية."
عرفتها الهيئة العامة للزكاة والدخل على أنها: "فاتورة ضريبية تصدر بصيغة الكترونية منظمة من خلال وسيلة الكترونية، ولا تُعدّ الفاتورة الورقية التي يتم تحويلها إلى الصيغة الالكترونية من خلال نسخها أو مسحها ضوئياً أو أي طريقة أخرى بأنها فاتورة إلكترونية لأغراض هذه اللائحة."
عرف آخرون الفاتورة الإلكترونية بأنها "مستند رقمي يثبت معاملات بيع السلع والخدمات، ولهذا المستند مكونات وخصائص، ويتم إعداده والتوقيع عليه إلكترونياً، وإرساله واستلامه من خلال منظومة الفواتير الإلكترونية وبمعرفة الممول."
من خلال التعاريف السابقة يمكننا تعريف الفاتورة الإلكترونية على أنها: "هي وثيقة رقمية (إلكترونية)، تساعد على حفظ البيانات وتبادلها بسهولة لإثبات معاملات بيع وشراء السلع والخدمات سعياً للتخلص من التعاملات الورقية، ويُمكن مراجعتها والتحقق منها لحظياً من جانب مصلحة الضرائب."

خصائص الفاتورة الإلكترونية

تتميز منظومة الفواتير الإلكترونية بخصائص ومزايا عديدة، أبرزها:

• شكل ومحتوى موحد للفاتورة:

  هو مستند قياسي له مكونات وشكل وتصميم ومحتوى تم تحديده وتنظمه القوانين واللوائح الخاصة بعمل الفاتورة الإلكترونية وفقاً لمتطلبات الأعمال الخاصة.

• التوقيع الإلكتروني:

  الفاتورة الإلكترونية تتطلب ضرورة وجود توقيع الكتروني ساري وفعّال لمُصدر الفاتورة، حيث تتيح المنظومة تأمين كامل لبيانات الفواتير المتبادلة بين الشركات، كما تضمن أيضاً إثبات الحجة القانونية على مستخدمي المنظومة.

• تكويد السلع:

  الاعتماد على نظام أكواد موحدة للسلع والخدمات تعتمدها المصلحة، وتحدد مواصفاتها وتقوم بمراجعتها بشكل دوري.

• الإخطارات اللحظية:

  تسمح المنظومة بإرسال إخطارات لحظية لكل من البائع والمشتري المسجلين بالمنظومة ومشاركتهم بيانات الفواتير، وتتم مشاركة الفواتير بكافة الوسائل التي تتيحها المنظومة كخدمة الويب والرسائل القصيرة ورسائل البريد الإلكتروني وتطبيقات المحمول، كما يُمكن حفظ بيانات الفاتورة واستعراضها وطباعتها.

ما هو دور الشركات (أنظمة فينيكس) في التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية؟؟

• التكامل مع الحل الفني:

  تتيح المنظومة خيار ربطها بأي من برامج تخطيط المؤسسة ((ERP، يتم تحقيق هذا التكامل باستخدام مجموعة من واجهات برمجة التطبيقات (API) وحزمة أدوات تطوير البرمجيات (SDK).

• التوقيع الإلكتروني:

  استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني للشركة، وتنفيذ خطوات تكامل التوقيع الإلكتروني مع المنظومة والمرسلة من المصلحة، وتوفير الممول وحدة أمان الأجهزة ((HSM لجهاز الحاسوب، وتركيبه على أنظمة الشركة الإلكترونية (ERP) لتوقيع الفواتير الكترونياً قبل إرسالها للمنظومة.

• نظام التكويد بالمنظومة:

  تجهيز بيان بالأكواد المستخدمة لدى الممول في تكويد السلع والخدمات، وذلك سواء بالاعتماد على نظام التكويد العالمي (GS1) أو نظام تكويد داخلي يتم ربطه بنظام تصنيف المجموعة السلعية (GPC) أو كليهما، وإرسال هذا البيان إلى المصلحة في صورة رقمية.

ما الفوائد التي ستعود على الممولين بعد تطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

الفوائد القصيرة الأجل:

• التحقق من صحة عناصر وبيانات الفواتير لأطراف التعامل قبل إصدارها.

• تعزيز المركز الضريبي للشركة من خلال تصنيفها ضمن الشركات ذات المخاطر الضريبية المنخفضة.

• تسهيل إجراءات التسويات بين الشركات بالنسبة لضريبة القيمة المُضافة.

• تحديث وتطوير أسلوب تبادل الفواتير بين الشركات.

• تسهيل إجراءات المراجعة الخارجية للمحاسب القانوني لإعداد القوائم المالية.

• مساعدة الشركة في عمل تقارير وتحليلات دقيقة في أسرع وقت وبأقل جهد لعرضها على المعنيين وأصحاب القرار.

الفوائد الطويلة الأجل:

• تخفيف العبء الإداري، وتقليل التعاملات والحاجة إلى أرشفة الفواتير ورقياً.

• تقليل إجراءات الفحص على الشركة مع إمكانية الفحص عن بُعد.

• تسهيل إجراءات ردّ الضريبة.

• إنهاء الإجراءات التقليدية مع الشركات لاستيفاء الفواتير.

• المساعدة بشكل فعّال في ضم الاقتصاد غير الرسمي وإحكام المجتمع الضريبي وتحقيق العدالة الضريبية.

الأسئلة الشائعة حول منظومة الفوترة الإلكترونية

• كيفية تعامل المموّلين مع منظمومة الفاتورة الالكترونية؟

  لكل مموّل داخل المنظومة الإلكترونية ملفاً رقمياً خاصاً به يمكنه التعامل من خلاله مع مصلحة الضرائب؛ إذ يحتوي الملف على كل البيانات المطلوبة مثل اسم الشركة والعنوان وغيرهما، ولكل شركة مجموعة من المفوضين القائمين على تطبيق منظومة الفواتير الإلكترونية.

• ما المقصود بالمموّل ومن هو المفوّض؟

  المموّل هو الشخص الذي يتعين عليه سداد الضرائب المفروضة، أما المفوض هو الشخص المسؤول عن تسجيل الممول في منظومة الفواتير الإلكترونية ليتم من خلالها سداد الضرائب والفحص الضريبي بسهولة، ويمكن للشركة تفويض أكثر من شخص للتعامل المباشر مع مصلحة الضرائب.

• هل يجب على المموّلين معرفة خطوات التسجيل والقيام بها بأنفسهم؟

  لا يجب على المموّل معرفة خطوات التسجيل كما لا يجب عليه القيام بعملية التسجيل بنفسه، حيث يقوم المفوّض بهذه المهمة.

• هل حان الوقت لبدء استخدام وحدة الفواتير الالكترونية في نظام نقاط البيع الخاص بشركتك؟

  نعم، سيتم استبعاد الشركات التي لا تنضم إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية من مركز كبار الممولين، كما سيتم وقف التعامل بشكل كليّ بين مؤسسات الدولة والشركات التي لم تنضم لمنظومة الفاتورة الإلكترونية.

• هل يجب على الشركات الصغيرة والمتناهية الصغر الانضمام لمنظومة الفاتورة الإلكترونية؟

  لا يوجد معلومة أكيدة عن إجابة هذا السؤال، لأن مصلحة الضرائب لم تعلن عن بيان يختص بالشركات الصغيرة والمتناهية الصغر.

• هل هناك دولاً أخرى بدأت في تطبيق الفاتورة الإلكترونية؟

  نعم؛ بدأت عدة دول في تطبيق نظام الفاتورة الموحدة في نفس الوقت كالهند وتركيا وغيرهم من الدول.

• هل يُعد (ERP) شرطاً للانضمام لمنظومة الفاتورة الإلكترونية؟

  لا يعد وجود نظام موارد تخطيط المؤسسة (ERP) ىشرطاً للانضمام لمنظومة الفاتورة الإلكترونية.

• ما أهمية برامج (ERP) مع منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

  يتيح التكامل بين برامج (ERP) ومنظومة الفاتورة الإلكترونية إرسال الفواتير في نفس لحظة إصدارها وبالتالي توفير الكثير من خطوات الإدخال والمراجعة وتصدير البيانات، حيث يتم التكامل بين النظامين باستخدام مجموعة من واجهات برمجة التطبيقات (APIs)، ويتيح هذا التكامل سهولة نقل البيانات من الشركة إلى مصلحة الضرائب بكل سهولة.

• ما دوربرامج (ERP) في منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

  ليس هناك علاقة بين الشركات التي تقدم خدمات تخطيط موارد المؤسسة (ERP) وبين مصلحة الضرائب، شركات البرمجيات لا تقوم بدور رقابي على الممولين، وإنما تقدم خدمات (ERP) بغرض تنظيم العمل على منظومة الفاتورة الإلكترونية وتحقق مستوى عالٍ من الكفاءة التشغيلية لإنجاز الأعمال بشكل أسرع وإنتاج الفواتير بشكل لحظي عبر التكامل الحاصل بين النظامين.

• هل يمكن إلغاء الفواتير الإلكترونية؟

  تتميز منظومة الفاتورة الإلكترونية بإمكانية إلغاء أي فاتورة صادرة، إذ يمكن للبائع إلغاء الفاتورة خلال مدة زمنية لا تتجاوز الثلاثة أيام، وذلك عن طريق قيام البائع بطلب إلغاء الفاتورة على المنظومة، يتسلم المشتري إخطارًا بإلغاء الفاتورة، وفي حالة موافقته على هذا الإجراء تصبح الفاتورة ملغاة، أما إذا رفض المشتري إلغاء الفاتورة فلا تعتد المنظومة بطلب البائع ويتم التعامل مع الفاتورة كوثيقة سليمة.

• كيف يتم إدخال الفواتير عند حدوث عطل في منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

  في حالة حدوث أي عطل داخلي بمنظومة الفواتير الإلكترونية فيمكن للشركات حينها رفع الفواتير عن فترة التوقف الناتج عن العطل على هيئة دفعة فواتير مجمعة طبقًا للمدة التي يحددها القانون.

• هل يُسمح للعميل رفض الفاتورة بعد الاستلام؟

  يحق للعميل رفض الفاتورة بعد الاستلام، وذلك لمدة ثلاثة أيام فقط من تاريخ الإصدار، وبعدها تنتهي صلاحية هذا الخيار، كما يحق للشخص المُصدر للفاتورة إلغائها في حالة وجود خطأ مثلًا أو غير ذلك.

• ما المقصود بالتوقيع الإلكتروني؟

  هو البديل الإلكتروني للتوقيع الخطي الرسمي للممول، ويأخذ شكل رسالة مُشفّرة، وهو من الخطوات اللازمة لإثبات مصداقية الفواتير الإلكترونية التي تتعامل مع مصلحة الضرائب لتوفر أعلى مستوى من الأمان والتأكيد لهوية الموقّع، فلا يمكن لأي شخص تزييف التوقيع أو القيم الموجودة في الفاتورة المُوقعة، وبالتالي يمكن إجراء العديد من عمليات البيع إلكترونيًا بسهولة دون الحاجة إلى حضور الأشخاص وتوقيعهم يدوياً.

• ما أهمية نظام التكويد الموحد؟

  في سبيل تحقيق رؤية وتوجه الدول الكامل نحو الرقمنة أكدت مصلحة الضرائب على تطبيق نظام التكويد الموحد للتمكن من الدخول إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية؛ إذ تعمل المنظومة من خلال نظامي ((GS1 والتكويد الداخلي، وتكمن أهمية نظام التكويد الموحد في إمكانية متابعة السلع ومعرفة مدى رواجها، ومنها يمكن عمل الخطط المناسبة لشراء تلك السلع فيما بعد، بالإضافة إلى سهولة التعامل مع العملاء باستخدام تلك الأكواد.

في سبيل التحول الرقمي وأتمته العمليات، اتخذت العديد من الدول العربية كدولة مصر التي تعتبر الدولة الأولى في الشرق الأوسط، والسعودية والإمارات العربية المتحدة وسورية، التي تُطبق منظومة الفاتورة الإلكترونية والتي تركز على إنشاء نظام مركزي إلكتروني لتلقي ومراجعة واعتماد ومتابعة فواتير البيع والشراء للتعاملات التجارية بين الشركات من خلال التبادل اللحظي لبيانات الفواتير بصيغة رقمية دون الاعتماد على المعاملات الورقية لحصر المجتمع الضريبي.