أفضل برنامج محاسبي لإدارة الشركات 2023 مجاني ومدفوع

تعود جذور المحاسبة للاكتشافات التاريخية الموجودة منذ 2000 عام قبل الميلاد في الحضارات الصينية والرومانية واليونانية والمصرية، وقد كان شكل المحاسبة القديمة متطور إلى حد ما، حيث كان يشمل إعداد التقارير ووظيفة المراجعة ومسك دفاتر.
وصلت المحاسبة إلى شكلها الحالي في نهايات القرن الخامس العشر وتحديداً في عام 1494 ميلادية، وذلك على يد عالم الرياضيات الإيطالي لوكا باتشولي والذي أوجد مبدأ القيد المزدوج (مدين /دائن)، حيث ينص هذا المبدأ على أن طرفي أي معاملة مالية هما إما مدين أو دائن وأن إجمالي مبلغ طرفي المعاملة يجب أن يكون متساوي، وهذا هو المبدأ الأساس في تسجيل المعاملات المالية والمحافظة على الدقة.
 قام العالم الإيطالي أيضاً بتطوير المعادلة المحاسبية الاساسية) الأصول = الالتزامات + حقوق الملكية (، وقد امتدت مساهمة لوكا في مجال المحاسبة لتشمل أيضاً تطوير مبادئ مسك الدفاتر وإدارة الحسابات من خلال الترحيل من اليومية العامة إلى دفتر الأستاذ.
مع نهايات القرن التاسع عشر وتحديداً عام 1887، نشأت أول منظمة معنية بتنظيم وتطوير مهنة المحاسبة (الهيئة الامريكية للمحاسبين المهنيين)، وتعتبر هذه الخطوة مهمة جداً من الناحية الاستراتيجية وعلى جميع الاصعدة المهنية والقانونية.
نتيجة لتطور الأعمال والنشاطات التجارية ونشوء قاعدة كبيرة من التشريعات الناظمة للعلاقات المالية والاقتصادية بين الافراد والمؤسسات والحكومات، إضافة إلى تغيّر وتطور نماذج الأعمال و تعدد المخاطر التشغيلية واتساع قاعدة ذوي الصلة بالبيانات المحاسبية بحيث أصبحت للحكومات والمستثمرين والزبائن والموردين وحتى الموظفين صلات هامة ومباشرة بصحة البيانات المحاسبية، ولهذا تأسست منظمات ذات طابع رسمي لتشرف على تطوير مهنة المحاسبة ولإصدار المعايير المحاسبية التي تقوم مقام الحد الأدنى من التعليمات المعيارية الفنية المطلوبة بهدف منح البيانات المحاسبية الشفافية والمصداقية اللازمة لها، مع الوقت أصبحت المحاسبة علم متخصص يحتاج إلى مستويات علمية ومهنية متقدمة وكما تستلزم البرامج المحاسبية تقديم واجبي الحرص والعناية.

ماذا يعني برنامج المحاسبة؟

برنامج المحاسبة هو نظام يساعد الشركات على تتبع وإدارة المعاملات المالية وتسهيل عمل المحاسبين، ويقوم بتبسيط المعاملات التجارية كالمبيعات والمشتريات والأصول ودفاتر الأستاذ العام وغيرها من العمليات التي يتم تشغيلها يدوياً في البرامج القديمة.
تحوّل تكنولوجي لدفاتر محاسبية اعتيادية والمهام اليومية للمحاسب إلى صورة رقمية عن طريق برمجيات محاسبية متطورة، تهدف إلى مساعدة المحاسب في تنظيم وإدارة حسابات الشركات والمحلات التجارية وتسجيل العمليات المحاسبية والمالية بشكل يومي ودقيق وتعطي نفس النتائج وتدير نفس العمليات لكن بشكل أكثر مواكبة للعصر الحالي وأدواته التقنية بناء على احتياجات ومتطلبات العمل.

ما أهمية البرنامج المحاسبي لإدارة الشركات كما هو في أنظمة فينيكس؟

تعتبر المحاسبة جوهر العمل في الشركات الكبرى وأيضاً الشركات المتوسطة والشركات الصغيرة، فهي الأداة التي تساعد على تحليل وتوضيح الوضع المالي للشركة، وهدفها الرئيسي تسجيل العمليات التجارية المتعلقة بالحسابات المدينة والدائنة وتدوين رأس المال للشركات ومقارنة تكاليفها وإيراداتها لبيان المركز المالي للشركات من الربح أو الخسارة، ومع تطور التكنولوجيا والزمن لم تعد المحاسبة تقتصر على تدوين العمليات المحاسبية دفترياَ بشكل يدوي إنما أصبح للبرنامج المحاسبي دور هام جداَ في العديد من المهام أبرزها:

• تحكّم برنامج المحاسبة في اختيار صيغة البيانات :

  حيث يكون مباشراً وجاهزاً بدلاً من أن تقوم بالعمل على تصميم ملفات اكسل أو باستخدام الدفاتر، والاحتفاظ بنسخ احتياطية للبيانات، ومشاركتها لحظياً مع من يريدها، بدون اللجوء لوسائل تخزين ومساحات تخزينية كبيرة ونقل البيانات التقليدية.

• برنامج محاسبي أكثر دقة لإجراء الحسابات المختلفة :

  بتنظيم وإدارة الحسابات ودقة المعلومات في عمليات الإدخال والإخراج، فهناك فرق كبير بعمل الحسابات المطلوبة على الورق أو باستخدام الآلة الحاسبة أو بالاعتماد على استخدام برنامج محاسبة، مما يقلل من الأخطاء الناتجة عن إجراء العمليات الحسابية العديدة، ورفع مستوى الدقة والوثوق بالمعلومات الناتجة عنه.

• سهولة نقل وتخزين البيانات:

  مما يُمكن البرنامج المحاسبي من تخزين أكبر قدر من البيانات والملفات على جهاز الحاسوب أو يتم تخزينها في مواقع تخزين آمنة بدلاً من تخزينها على هيئة أوراق من الممكن أن تتعرض للتلف في أي وقت، كما يُمكن نقلها عبر الانترنت بسرعة وبسهولة ويمكن توصيلها على شبكة الانترنت، مثل المحاسبون الذين يطلب منهم معرفة كثير من المعلومات عن البضائع الموجودة بالمخازن فهنا لا يحتاج لمراجعة الأوراق بل بمجرد ضغط على بعض الأزرار في الحاسوب المرتبط بكل المخازن الموجودة بالشركات أو المؤسسات أو المحلات التجارية، يمكنه من معرفة كل المعلومات المراد معرفتها في بضع دقائق فقط .

• توفير الوقت والجهد:

  في العمليات التي تحدث بصفة دورية مثل الجرد وإقفال الحسابات والتسويات، يسهل إجرائها عن طريق برامج محاسبة بدلاً من الاعتماد على الأوراق والمستندات التقليدية  

• مزامنة البيانات:

  الحصول على تقارير شاملة وفورية عن المنتجات والبيانات المالية لإدارة الشركات بأي زمان ومكان، فالبرنامج المحاسبي يدعم استخدام الانترنت وأجهزة الهاتف الذكي فيمكن الحصول على تقارير لحظية عن مبيعات الشركات والمحلات التجارية عن طريق الدخول على هذه البرامج مما يوفر الوقت والمجهود في متابعة إدارة الأعمال في أي مكان وخاصة إذا كنت مسافراً خارج البلد الذي تعمل فيه.

• أمانة المعلومات:

  تأمين وحماية المعلومات والبيانات المهمة والشخصية والسجلات المحاسبية بصلاحيات لكل مستخدم وكلمة مرور للشركات والمحلات التجارية، ونتيجة لتراكم الدفاتر ونقل نظام العمل من طريقة إلى أخرى أو حتى من برنامج إلى آخر؛ تُفقد كمية هائلة من البيانات شديدة الأهمية، وتفقد القدرة على الرجوع إلى بيانات السنوات السابقة لتحليلها والخروج بموازنات وتقارير تفصيلية، وهو ما يوفره نظام ERP) ) السحابي الذي يضمن نسخ احتياطية تحفظ الأعمال.

• رفع الكفاءة:

   من خلال رفع كفاءة العاملين، بالتدريب على برنامج محاسبي مما يضع الموظفين في مستوى مهني أوسع، وهو ما يفتح أبواب للإبداع وحسن الإدارة واستغلال أمثل للموارد المتاحة، فالبرنامج المحاسبي يساعد في تحليل البيانات للوصول إلى تقارير ومعلومات تفيد عملية الإنتاج والتسويق بصورة مذهلة، بالاعتماد على العامل البشري ذاته.

• توفير الوقت :

  يوفر برنامج محاسبي مجاني أو برنامج محاسبي مدفوع التكاليف المادية، إذ يمنحك القدرة على توفير الوقت والجهد على المحاسبين والمراجعين ومراقبي المخازن ليتكفل البرنامج بهذه المهام بشكل أكثر دقة.

• الحصول على رؤية واضحة وتوفير أوقات لزيادة الإنتاجية والمراجعة والرقابة وحفظ الملفات، فستكون قادراً على تتبع المعاملات من مختلف الموارد وتثبيت تلك التي لها ذات المصدر، وبهذه الطريقة ستتمكن من اتخاذ القرار التخطيط الاستراتيجية مسبقاً.

ما هي مهام برنامج محاسبة لإدارة الشركات كما هو في أنظمة فينيكس؟

 تقوم البرامج المحاسبية بتسجيل كل ما هو له قيمة، فهي تعنى بتسجيل العمليات التجارية التي تحدث إضافة إلى ترحيل كل الحسابات الدائنة والمدينة والفواتير للعملاء والسيطرة على المخزون وحسابات المشتريات والمبيعات ومتابعة كل التفاصيل الشاملة للنشاط من خلال تقارير دقيقة وشاملة لكافة الأقسام، مما ساعد برنامج المحاسبة في تسهيل أعمال المحاسبين مثل:

• التنبيهات والتذكيرات:

  بالأمور المالية الهامة والمستحقة والواجب تحصيلها أو دفعها مثل الفواتير تحت التسليم والأصناف تحت التسليم والأصناف التي وصلت للحد الأدنى والأقصى والشيكات قيد التحصيل أو المستحقة والأقساط المستحقة واستحقاق مصروف وعملاء عليهم المديونية والأقساط المتأخرة وبيان الأسعار تحت التسليم.

• متابعة مشتريات العملاء:

  وتقديم عروض تسويقية خاصة عن طريق وسائل التواصل المسجلة في ملفاتهم المحفوظة لديك والذي يساعد بدوره على زيادة المبيعات.

• توفير تقارير المشتريات:

  حيث يمكنك تتبع كل عمليات الشراء وتحويل أوامر الشراء إلى الفواتير حسب احتياجات عملك ومتابعة كل حسابات الموردين.

• إدارة أرصدة العملاء:

  والإشراف عليها ومتابعتها وتذكيرهم بالدفعات القادمة وتحديد المدفوعات القابلة للتحصيل.

• ترابط بين كل العمليات المحاسبية:

  بحيث يؤثر القيد الذي تسجله في شجرة حساباتك تلقائياً، وتنتقل المعلومات بشكل دقيق إلى ميزان المراجعة وصولاً إلى القوائم المالية، وهذا الترابط يجعل الحسابات أكثر قيمة وسلاسة.

كيف تختار أفضل برنامج محاسبة من الشركات البرمجية والمحاسبية كما هو في أنظمة فينيكس؟

حالياً يوجد بالأسواق خيارات لا حصر لها من برامج المحاسبة الآلية ذات الكفاءة العالية، وتختلف هذه البرامج بميزاتها وخصائصها وما تقدمه من تقارير وخيارات إضافية، وأيضاً تختلف هذه البرامج بتكلفة شرائها وعقود صيانتها، ولكن عند اتخاذ قرار بخصوص أي برنامج محاسبة تشتري لمؤسستك فيجب أن تتم مراعاة المحددات الرئيسية التالية:

التكلفة:

لابد أن تكون تكلفة برنامج المحاسبة متناسبة مع حجم المنشأة ووضعها المالي بحيث ينطبق مبدأ التكلفة مقابل المنفعة، أيضاً تشمل التكلفة رسوم المتابعة والصيانة السنوية الثابتة. فالبرنامج المحاسبي هو رأس مال مستدام للشركة ولا يُعد مصروف أو هالك، ولكن هو استثمار ورأس مال، ومع الوقت يكون العائد على الاستثمار في شراء برنامج محاسبة مجزي، ويزيد عن التكاليف بتوفير أرباح، وتكون الأرباح في صورة مباشرة أو غير مباشرة كتقليل الوقت وزيادة الإنتاجية مثلًا.

• توفر الدعم الفني (خدمة ما بعد البيع):

  يجب أن يكون الدعم الفني متوفر بشكل سريع وكفؤ ويجب أن يكون هذا الدعم ليس على مستوى الأعطال فحسب، بل وعلى مستوى تطوير الأداء والاستجابة للمتغيرات الفنية والقانونية إضافة إلى تلبية الحاجات الطارئة.

• سهولة الاستخدام:

  يجب أن يكون برنامج محاسبي سهل لسهولة التعلم للمستخدمين دون اشتراط خبرات سابقة أو حتى أن يكون المستخدم محاسب متمرس بل قد يكون المستخدم محاسب حديث التخرج أو موظف إداري أو مدير دائرة.

• الترخيص:

  يجب أن يكون البرنامج مرخص من الجهات الرسمية ذات الصلة مثل مصالح الضرائب الحكومية.

• الرقابة الداخلية الفعّالة:

  حتى يعزز نظام المحاسبة أهداف حفظ أصول المؤسسة يجب أن يمكن التطبيق الكامل لمبادئ الرقابة الداخلية مثل فصل الصلاحيات وكلمات السر.

• الانترنت والمحاسبة السحابية:

  أن يدعم البرنامج خيارات الربط عبر الانترنت للاستخدام من مواقع جغرافية مختلفة ومتباعدة بما يشمل إمكانية العمل للموظفين من بيوتهم.

• مزايا برنامج محاسبي:

  يجب أن يكون هناك تقييم للمزايا الأخرى التي يقدمها البرنامج مثل تنوع التقارير والتحليل المالي والتكامل مع البرامج والتطبيقات الأخرى مثل تطبيقات المحمول وأنظمة المدفوعات.

• المرونة:

  يجب أن تتوفر في برنامج المحاسبة ليواكب التطورات التي ممكن أن تنشأ عن تطور المنشأة والمتغيرات التي ممكن أن تحدث فالقوانين تتغير وخاصة معايير المحاسبة والقوانين الضريبية وما يستلزم ذلك من تعديلات وإضافات للبرنامج المحاسبة.

ما هي أفضل أنواع البرامج المحاسبية حسب حجم الشركة أو النشاط؟

1. برنامج محاسبي للشركات الصغيرة والمتوسطة

   غالباً ما يبحث مستخدمو البرامج المحاسبية للشركات الصغيرة والمتوسطة عن برنامج محاسبي، بالتكامل مع برنامج تخطيط موارد المؤسسة “ERP”، وأن يكون البرنامج المحاسبي يمتلك واجهات أقل وسهلة الاستخدام لتغطي متطلبات الاستخدام الرئيسية مثل الفواتير والحسابات. فيمكن للشركات الصغيرة أن تجد بيانات مالية واضحة وتسجل التسويات المصرفية بسهولة أكبر إذا كانت تتحول من جداول البيانات Excel إلى برامج المحاسبة.

2. برنامج محاسبي للشركات الكبيرة

   يمكن للمؤسسات الكبيرة التي غالباً ما تمارس نشاطاً تجارياً الاستفادة من برامج المحاسبة لأنها تحتاج إلى إدارة الامتثال الضريبي بمتطلبات مختلفة.
   غالباً ما ما تتكامل برامج المحاسبة مع برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وانتهاء بالبرامج السحابية، هذا الدمج يساعد على أتمته وتوحيد العديد من المهام المالية للشركة ، بما في ذلك إعداد الفواتير وإعداد الميزانية والتنبؤ وإعداد التقارير.

3. المؤسسات الحكومية والمنظمات الغير ربحية

   أفضل برنامج محاسبة للمؤسسات الحكومية والمنظمات الغير ربحية، والذي يُشار إليه أيضاً باسم محاسبة الصناديق، يساعد الشركات غير الهادفة للربح في إدارة المعاملات المعفاة من الضرائب والمنح وإعداد التقارير.
   إلى جانب برنامج المحاسبة القياسي، يساعد هذا النوع من البرامج أيضاً المنظمات غير الربحية على قبول التبرعات وتسجيلها وإدارة الصناديق والحفاظ على درجة سيولة تمكنها من مقابلة مصاريفها وتحديد نفقاتها، كما يمكن للمنظمات طلب برنامج محاسبة مع برنامج موارد بشرية مرتبط معها.

لماذا نستخدم برنامج محاسبة مدفوع الأجر على الرغم من توفر برامج محاسبة مجانية؟

يتميز البرنامج المحاسبي المدفوع بتكلفة متناسبة مع حجم المنشأة ووضعها المالي، مما يحقق الاستفادة الكاملة من البرنامج استناداً لمتطلبات عمل الشركة مع الأخذ بعين الاعتبار رسوم المتابعة والدعم الفني والصيانة الدورية مما يجعلها تتفوق على البرنامج المحاسبي المجاني، فالبرنامج المحاسبي المجاني الذي يستهدف أصحاب المشاريع الصغيرة (الشركات الصغيرة) يكون ذو تكلفة بسيطة جداَ أو مجانية بالكامل على عكس البرنامج المحاسبي المدفوع الذي يختلف تكلفته من برنامج إلى آخر، وتعتمد على حزم البرنامج اللازمة لنشاط عمل الشركات.

• الدعم الفني:

  توفر فريق دعم فني مُدرب ومُؤهل للبرامج المحاسبية المدفوعة لتقديم المساعدة والإجابة على كامل استفسارات العملاء، ليتم تخديمهم وتوفير الحلول المناسبة لهم حسب طبيعة نشاط كل شركة مما يوفر السهولة والمرونة في كيفية استخدام البرنامج المحاسبي، بينما لا يوجد فريق دعم فني في البرامج المحاسبية المجانية.

• تعدد المستخدمين:

  تهدف أغلب الشركات إلى التوسع والتطور في عملها، فهذا يعني أن الشركة بحاجة إلى تخصيص عدد أكبر من المستخدمين مع اختلاف درجة الصلاحية لكل مستخدم وتعتبر هذه الميزة متوفرة على البرنامج المحاسبي المدفوع، بينما يسمح البرنامج المحاسبي المجاني بمستخدم واحد فقط للدخول إلى البرنامج وتسجيل العمليات المحاسبية عليه.

• التحديثات:

  تسعى شركات البرمجة لبرامج المحاسبة المدفوعة إلى تطوير وتحسين أداء البرنامج بشكل دوري حيث تتوفر تحديثات دائمة تلبية لطلبات عملائها في تطوير عمل البرنامج وإضافة مزايا جديدة عليه، بينما لا تتوفر تحديثات في البرنامج المحاسبي المجاني وبالتالي لن يتم إصلاح المشاكل التي قد تواجه العميل أثناء العمل على البرنامج.

• المحافظة على أمان البيانات وعدم فقدانها:

  تخزين بيانات محاسبة في برنامج محاسبة مدفوع على قواعد بيانات محمية وآمنة حيث لا يمكن الوصول إليها من جهات غير مصرح لها لصعوبة الوصول إلى قاعدة البيانات المشفرة والمحمية، على عكس برنامج محاسبة مجاني الذي قد يكون عرضة للسرقة من جهات غير معروفة مما يسهل اختراق الحسابات والاطلاع على بيانات الشركة.

• برنامج محاسبي سحابي Cloud:

  يقدم برنامج محاسبة مدفوع ميزة العمل السحابي، الذي يقوم على تخزين البيانات على خوادم ضخمة متعددة من خلال شبكة انترنت مع إمكانية الوصول إلى الحسابات من أماكن مختلفة، بينما برنامج محاسبي مجاني لا تتيح خاصية العمل عن بعد والنسخة السحابية.

فيما عدا ذلك يمكن الاستعانة ب برنامج محاسبي مجاني، والذي يحتوي على أساسيات عمل محاسبي مثل إدارة الحسابات والموردين والعملاء، والذي يكون خياراَ ملائماَ لبعض المشاريع الصغيرة مثل المحلات التجارية التي لا تحتمل تكاليف النظم المحاسبية مع أخذ الاحتياطيات اللازمة للمحافظة على البيانات.

أصبح اقتناء برنامج محاسبي للشركات ضرورة ملحة وَلَابُدَّ منها، باختلاف البرامج المحاسبية حسب حجم النشاط وطبيعتها سواء كانت تجارية أو صناعية أو خدمية، وبحسب عملية تخزين قواعد البيانات على الخوادم، ومن حيث تكلفة برنامج محاسبة مدفوع أو برنامج محاسبة مجاني.