يعود أصل الجرد (Inventory) إلى فترة الثورة الصناعية في القرن التاسع عشر، حيث بدأت الشركات تستخدم الآلات والتكنولوجيا الحديثة لتحسين عمليات الإنتاج والتوزيع، ومنذ ذلك الحين أصبح إدارة المخزون أمراً حيوياً لأي شركة لديها عمليات إنتاج أو توريد أو بيع.
يهدف الجرد إلى رصد وإدارة كافة العناصر التي تمتلكها الشركة، بما في ذلك المواد الخام والمنتجات المنتهية والمنتجات الجاهزة للبيع والأدوات والمعدات الخاصة بالعمليات الإنتاجية، وكذلك الأصناف المستهلكة في الإنتاج وتوريد المنتجات، ويتم عادة تخزين هذه العناصر في مستودعات وأماكن خاصة بالشركة، ويجب تحديث وإدارة المخزون بشكل مستمر لضمان توافر الموارد اللازمة للإنتاج والبيع، وفي ذات الوقت تجنب التكلفة الزائدة وتجنب المواد التالفة وتاريخ الصلاحية المنتهية.
أدت الاحتياجات المتزايدة لإدارة المخزون إلى تطوير العديد من أنظمة الجرد المختلفة بما في ذلك الجرد المستمر والجرد الدوري، وكل نظام يتيح خصائص واستخدامات مختلفة تبعاً لاحتياجات الشركات وحجم خط إنتاجهم والصناعات التي يعملون فيها.
ما هو الجرد؟
الجرد هو تحديد قيمة وعدد المواد والسلع المتاحة للبيع في مخزون الشركة، والتي يتم استخدامها في الإنتاج والبيع، وتحديد قيمة كل مادة من المواد الموجودة وتقييم قيمتها الإجمالية، ويعد الجرد من العمليات الهامة في الإدارة المالية والتجارية لأنه يمنح الشركة فكرة دقيقة عن الموارد التي لديها والتي تحتاج إلى شرائها أو إعادة تعبئتها.
ما هي أنواع الجرد الأكثر شيوعاً؟
هناك نوعان رئيسيان من الجرد، وهما الجرد المستمر والجرد الدوري:
أولاً: الجرد المستمر
هو نظام يتم فيه تحديث المخزون بشكل فوري ومنتظم، حيث يتم تحديث الجرد بكل عملية تداول في المخزون، سواء كانت عملية بيع أو شراء أو حركة داخل المخزون، ويتم استخدام أنظمة الجرد المستمر في الصناعات التي تتطلب متابعة مستمرة ودقيقة للمخزون، مثل الصناعات الدوائية والصناعات الغذائية.
يستخدم نظام الجرد المستمر عادة تقنيات مثل الباركود والرموز الشريطية لتحديث المخزون بطريقة دقيقة وفعالة، ويساعد الجرد المستمر في تحديث تقارير المخزون وإدارة المخزون بطريقة فعالة وسريعة وتوفر الوقت والجهد للموظفين.
ثانياً: الجرد الدوري
هو نظام يستخدم في إدارة المخزون حيث يتم تحديث الموجودات في الجرد بشكل دوري، عادةً ما يكون في كل شهر أو ربع سنة أو في نهاية كل سنة مالية، ويتم هذا النوع من الجرد عن طريق تدوين المواد الداخلة والخارجة من المخزن خلال فترة زمنية محددة.
يساعد نظام الجرد الدوري في إعداد التقارير لإدارة المخزون وتحديد المواد التي تم بيعها والمواد التي تم شراؤها وتحديد الكميات المتوفرة في المخزن، ويتم استخدام الجرد الدوري في العديد من الصناعات والمتاجر والشركات لمتابعة المخزون بطريقة منظمة ودقيقة.
5 فروقات رئيسية بين الجرد المستمر والجرد الدوري
يوجد عدة اختلافات بين نظام الجرد المستمر والجرد الدوري، أبرزها:
- تحديث المخزون: في نظام الجرد المستمر يتم تحديث المخزون بشكل دائم وفوري عند كل حركة بيع أو شراء، بينما يتم تحديث المخزون بشكل دوري كل شهر أو ثلاثة أشهر أو بداية أو نهاية كل سنة مالية في نظام الجرد الدوري.
- تحديث تكلفة البضائع المباعة: في نظام الجرد المستمر يتم تحديث تكلفة البضائع المباعة فوراً عند كل حركة بيع، بما في ذلك تسجيل تكلفة أي مصاريف إضافية مثل تكاليف الشحن، في حين يتم حساب تكلفة البضائع المباعة في نظام الجرد الدوري عن طريق حساب المتوسط الحسابي لتكلفة البضائع الموجودة في المخزون.
- حساب المخاطر: يعتبر نظام الجرد المستمر أكثر ملاءمة للشركات التي تتعامل بمواد تتطلب رصد تواريخ الانتهاء، وذلك لأنه يتم تحديث المخزون وتكلفة البضائع المباعة بشكل فوري ودقيق، بينما يتم حساب تكلفة البضائع الصادرة من المخزون في نظام الجرد الدوري بناءً على المتوسط الحسابي للتكلفة، مما يزيد من استحالة ملاحظة التواريخ النهائية.
- مستوى التكلفة: يتطلب نظام الجرد المستمر نظاماً أكثر تعقيداً وتكلفة، حيث يتطلب وجود نظام إدارة الأرصدة الخاص في التحديث المستمر للمخزون، بينما يُعدّ نظام الجرد الدوري أسهل وأكثر بساطة في التطبيق ولذلك فهو شائع في الشركات الصغيرة التي تتعامل مع مخزون بسيط.
- دقة إدارة المخزون: يظهر برنامج الجرد المستمر نتائج أكثر دقة من حيث إدارة المخزون وحساب الربحية، بينما يمكن في برنامج الجرد الدوري وجود أخطاء أو تأخير في تحديث بيانات المخزون مما يؤدي إلى تقدير غير دقيق لتكلفة البضائع والمخزون والأرباح.
5 ميزات رئيسية يقدمها برنامج إدارة المخزون في أنظمة فينيكس
تستطيع من خلال برنامج إدارة المخزون من أنظمة فينيكس أن تقوم بالجرد بمختلف أنواعه وفي الأوقات التي تريد، سواءً كان الجرد دوري أو الجرد مستمر، كل ربع أو نصف أو سنة مالية أو حتى بصورة يومية، ويمكنك الاستفادة من الميزات التالية:
أولاً: تقرير قائمة الدخل
تساعد تقارير إدارة المخزون من أنظمة فينيكس في الجرد الدوري والجرد المستمر لتقديم معلومات مفصلة حول العوائد والمصاريف المتعلقة بالمخزون خلال فترة زمنية محددة، ويشمل هذا التقرير معلومات حول العناصر المرتبطة بالمخزون مثل تكاليف المشتريات وتكاليف التخزين وتكاليف الإنتاج والخصومات والمبيعات.
يتم الحصول على هذه المعلومات من خلال تسجيل جميع العمليات المتعلقة بالمخزون وتحويلها إلى قائمة الدخل، حيث يمكن استخدام هذه المعلومات لتحليل تكاليف المخزون وتحديد إجمالي الربح، ويتم إعداد تقرير قائمة الدخل بانتظام لتتبع أداء المخزون وتحديد النقاط التي يمكن تحسينها في عمليات الشراء والإنتاج والمبيعات، فالتحليل الجيد لتقرير قائمة الدخل يمكن أن يساعد الشركات في تحديد العوائد على الاستثمار في المخزون وتحسين كفاءة عملياتهم التجارية.
ثانياً: حساب قيمة المخزون بشكل فوري
تُمكن أنظمة فينيكس عملائها من حساب قيمة المخزون بشكل دوري باستخدام عملية الجرد التي تتم بشكل دوري ومنتظم، وذلك حسب احتياجات الشركة في كل شهر أو كل نصف سنة أو سنة مالية، ويتم تحديد كمية المنتجات بالإضافة إلى تحويلها إلى قيمة مادية باستخدام طرق حساب قيمة المخزون المتاحة.
بالإضافة إلى جرد المنتجات على مدار العام بشكل مستمر وتحديث قاعدة البيانات للمخزون، وتستخدم العديد من معدات مثل الباركود لتحديد مكان وجود المنتج، وبذلك يُمكن تحديث قاعدة البيانات بشكل فوري وتحديد حركة المخزون باستمرار على مدار العام.
بغض النظر عن الطريقة المستخدمة، يجب على الشركات القيام بجرد المخزون بشكل دوري لتحديث قيمة المخزون والتأكد من تطابق الأرقام بين السجلات والعدد الفعلي للمواد في المخزون.
ثالثاً: حساب تكلفة البضاعة المُباعة بشكل فوري
تتيح أنظمة فينيكس حساب تكلفة البضائع المباعة بشكل فوري في برنامج إدارة المخزون، إذ يسمح للشركات بمعرفة التكلفة الدقيقة للبضائع التي تم بيعها فعلياً، مما يسمح بضبط التكاليف وتحسين الربحية، ويتم حساب هذا المبلغ لكل منتج تم بيعه بعد تقرير الكمية الفعلية المباعة، وإضافة القيمة المادية لتلك الكمية تبعاً لسعر شراء البضاعة.
يُعدّ حساب تكلفة البضائع المباعة بشكل فوري مهم في عملية الإدارة والرقابة على المخزون، حيث يمكن للجهات المسؤولة عن المخزون معرفة تكلفة كل منتج تم بيعه ومن ثم حساب الربح المحقق على المبيعات المختلفة بشكل أكثر دقة، ويُمكن استخدام هذه المعلومات لتتبع الأداء والتقييم في عمل الشركة بشكل أفضل، واتخاذ القرارات اللازمة والتحسينات الجوهرية فيما يتعلق بجودة وكلفة المنتجات المباعة، بمعنى آخر فإن حساب تكلفة البضائع المباعة بشكل فوري يساعد الشركات في تحديد أسعار بيع المنتجات المختلفة وبالتالي تحقيق الأرباح المرجوة وتحسين عملية إدارة المخزون.
رابعاُ: المطابقة بين قيمة المخزون المالية وقيمته مستودعياً
المطابقة بين قيمة المخزون المالية وقيمته مستودعياً تعني التحقق من أن القيمة المالية المُسجلة في حساب المخزون مطابقة للقيمة الفعلية للمخزون الموجود في المستودع أو المخازن.
يمكن التحقق في نظام إدارة المخزون في أنظمة فينيكس من المطابقة بشكل دوري، عند إجراء جرد للمخزون في نهاية الفترة المالية، وفي هذه الحالة تقوم الشركة بعمل فواتير التوريد وفواتير البيع وفواتير المرتجعات وفواتير الخصومات في نهاية الفترة المالية، وتستند الأرصدة المحاسبية إلى هذه الفواتير.
بالإضافة إلى التحقق من المطابقة بشكل مستمر، في كل مرة يتم فيها إضافة عنصر جديد إلى المخزون أو دخول شحنة جديدة، وفي هذه الحالة يتم إجراء جرد دوري باستمرار وفي أي وقت يكون مناسباً، ويتم تحديث قيم المخزون في الأنظمة بشكل مستمر.
يجب على الشركات العمل على المحافظة على مستوى عالٍ من دقة المعلومات المحاسبية لضمان المطابقة بين قيمة المخزون المالية وقيمته مستودعياً، وذلك يساعد على ضمان عدم وجود أخطاء في الجرد وتحقيق التزامات الشركة المحاسبية.
خامساً: تلافي الأخطاء في إدارة المخزون ومراقبة الحالات بشكل فوري
تلافي الأخطاء في إدارة المخزون من خلال المطابقة يعني مقارنة البيانات والأرقام المسجلة في قاعدة بيانات المخزون مع العد الفعلي للمخزون بشكل متكرر، وذلك للتأكد من أن المواد الموجودة في المخزن تتفق مع الكميات المسجلة في النظام.
يمكن تحقيق ذلك عن طريق برنامج إدارة المخزون من أنظمة فينيكس، من خلال إجراء جولات دورية لعدّ المواد في المخزن ومقارنتها مع البيانات المسجلة في قاعدة البيانات، وتدقيق العمليات المسجلة في نظام إدارة المخزون من أنظمة فينيكس للتأكد من صحتها ودقتها، بالإضافة إلى استخدام تقارير المخزون والمبيعات التفصيلية لمراجعة المواد المحتمل أن تكون غير مقترنة بشكل صحيح في النظام، وبالتالي يُمكن تنفيذ عمليات المطابقة بأسلوب دوري ومنتظم وعلى شكل حملات إضافية عند الحاجة.
باستخدام عملية المطابقة، يمكن تلافي الأخطاء في إدارة المخزون ومراقبة الحالات بشكل فوري وتحسين الكفاءة والجودة وذلك لتوفير نتائج دقيقة وموثوقة لأعمال العميل.
خلاصة:
يعتبر إدارة المخزون من الأمور الهامة التي يجب على الشركات الاهتمام بها، ويشمل ذلك الجرد الدوري والجرد المستمر، حيث يتم استخدام الجرد الدوري في إدارة المخزون الأساسية، أما الجرد المستمر فهو يقدم دقة عالية في إدارة المخزون ويعتمد على التقنيات الحديثة لتحديد المواقع والكميات بسهولة وسرعة.
يعتمد تطبيق الجرد الدوري والمستمر على طبيعة العمل، ويعتبر الجرد المستمر هو الحل الأفضل في الشركات التي تعتمد على إدارة المخزون بشكل دائم، وأن الأهمية الكبرى في إدارة المخزون تتمثل في الحفاظ على دقة بياناته، والتحقق بشكل دوري من تطابقها مع مخزون الشركة الفعلي وذلك لتجنب الأخطاء في الإدارة وزيادة الربحية وتحسين الخدمات المقدمة للعملاء.
التعليقات (0)