دورة عمل برنامج إدارة الموارد البشرية لدى أنظمة فينيكس

 برنامج إدارة الموارد البشرية هو أداة حديثة وفعالة تهدف إلى تبسيط وتحسين عمليات إدارة الموارد البشرية في الشركات، ويُعدّ هذا البرنامج القوي حلاً مبتكراً يعتمد على التكنولوجيا لتنظيم وتنفيذ مهام الموظفين بشكل أكثر كفاءة وسلاسة، وذلك بفضل ميزاته المتعددة والقابلة للتخصيص، مما يسهل للبرنامج تتبع البيانات الشخصية والمهارات والأداء والتوظيف والتدريب وغيرها من جوانب إدارة الموظفين، بحيث يمكن للشركات الحصول على معلومات مهمة وقرارات استراتيجية بشأن فريقها العامل.

 يقدم برنامج إدارة الموارد البشرية من أنظمة فينيكس حلاً متكاملاً لتنظيم عملية التواصل والتعاون بين الموظفين، مما يساهم في تعزيز روح الفريق وتحقيق التناغم بين الأقسام المختلفة، كما يساعد البرنامج في تنظيم عمليات إدارة الأجور والمكافآت والإجازات والغيابات، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويزيد من الدقة والفعالية.

 تعتبر مميزات برنامج إدارة الموارد البشرية من أنظمة فينيكس أداة قوية لزيادة إنتاجية الشركات وتحقيق أهدافها بفعالية، إذ يقدم هذا البرنامج تقارير مفصلة وتحليلات لأداء الموظفين والفرق والأقسام، وبالتالي يمكن للمؤسسات اتخاذ قرارات استراتيجية قائمة على البيانات لتحسين أدائها وتحقيق أعلى مستويات النجاح.

 

ما أهمية برامج إدارة شؤون الموظفين في الشركات؟

يلعب برنامج إدارة شؤون الموظفين دوراً حيوياً في الأداء السلس لوظائف الموارد البشرية المختلفة بسبب الفوائد التالية:

يعمل برنامج إدارة الموارد البشرية على توفير الوقت والجهد عن طريق توفير أدوات وميزات تقلل من وقت وجهد الإدارة في إدارة المهام المختلفة بالإضافة إلى البحث عن بيانات الموظفين وإدارتها، مما يسمح للموظفين الاستجابة بشكل أسرع لأي احتياجات أو مشاكل أو تحديات يواجهونها .

 يحسن برنامج إدارة الموارد البشرية من كفاءة عملية إدارة كافة المهام المتعلقة بالموظفين من خلال بيئة واحدة وبسهولة تامة، وبالتالي توفير التكاليف اللازمة لإدارة الموارد البشرية، وفي الواقع غالباً ما يؤدي استخدام البرنامج إلى ترشيد التكاليف وتقليل الأخطاء والتأخيرات الناتجة عن العمل اليدوي.

 يسهل برنامج إدارة الموارد البشرية توليد تقارير دقيقة ومفصلة في وقت قصير حول نظام إدارة الموظفين داخل الشركة، مما يساعد على اتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة وتحليل سلوك الموظفين.

يوفر برنامج إدارة الموارد البشرية المساحة والتخزين عن طريق تخزين البيانات والملفات الخاصة بالموظفين بشكل إلكتروني، مما يقلل من المستندات الورقية والمساحة اللازمة لتخزينها.

يوفر برنامج إدارة الموارد البشرية ميزات أمان مختلفة للمعلومات والبيانات الشخصية للموظفين والعملاء، ويتيح خاصية تشفير البيانات وتحديد صلاحيات ومستويات وصول متعددة للمستخدمين وفقاً لدورهم ومسؤولياتهم في المؤسسة.

يمكن للبرنامج أن يساعد في تحسين التواصل داخل المؤسسة وخارجها من خلال العلاقات العامة التي يمكن تحسينها مع الموظفين، وبالتالي نمو الأعمال بشكل فعال وتحسين إنتاجية المؤسسة بأكملها.

 

9 ميّزات تقدمها أنظمة فينيكس لإدارة الموارد البشرية:

تقدم أنظمة فينيكس مجموعة واسعة من الميزات لمساعدة عملائها في إدارة الموارد البشرية بطريقة فعالة وتحسن من مشاركتهم وإنتاجيتهم، فيما يلي بعض الميزات الرئيسية التي تقدمها أنظمة فينيكس في نظام إدارة الموارد البشرية:

أولاً: تخزين بيانات الموظفين

 يُعدّ تخزين بيانات الموظفين في برامج إدارة الموارد البشرية لدى أنظمة فينيكس من المهام الأساسية التي تساعد على تبويب وتنظيم جميع المعلومات الخاصة بالموظفين بسهولة وفعالية، وتكون المعلومات المخزنة في البرنامج دقيقة ومحدثة باستمرار.

 يتم تنظيم بطاقات الموظفين بناءً على الأقسام والإدارات المختلفة وحسب المهام والوظائف التي يؤدونها، وتشمل المناصب الوظيفية وتصنيفاتهم وفقاً لمؤهلاتهم وخبراتهم ومستوياتهم الوظيفية والأعمال التي يقومون بها، مما يمكّن الشركة من تحسين أداء الفرق والوظائف المختلفة.

يعتمد الهيكل التنظيمي الدقيق للموظفين على حجم المؤسسة وطبيعة أنشطتها واحتياجاتها المحددة، وبشكل عام فإن الهدف هو تنظيم الموظفين بشكل منطقي وفعال لضمان تحقيق أهداف المؤسسة بأقصى قدر من الكفاءة والاستدامة.

ثانياً: نظام الموارد البشرية والرواتب

هو جزء مهم لدى أنظمة فينيكس الذي يهتم بتصميم وتنفيذ نظام دقيق لحساب الرواتب وإصداره للموظفين بطريقة تلائم احتياجات الشركة، ويهدف حساب الرواتب في برنامج إدارة الموارد البشرية لدى أنظمة فينيكس إلى تحسين عمليات التسجيل وإصدار التقارير المرتبطة بالمعطيات المالية والرواتب للشركة.

يحتوي حساب الرواتب على العديد من الميزات كإدخال المعلومات الشخصية للموظفين وتفاصيل عقود العمل وحساب الأجور والرواتب، وتتبع العطل والإجازات وحساب المرتبات المتبقية للموظفين، بالإضافة إلى تحديث الضرائب والاستقطاعات، ومراجعة شهرية وإصدار التقارير المالية للشركة حول عمليات حساب الرواتب وأي عوائد متعلقة بذلك.

بشكل عام تركز إدارة الرواتب في برنامج إدارة الموارد البشرية على تحسين الكفاءة والدقة لعملية حساب الرواتب وتبسيط الإجراءات المالية للشركة وجعل هذه العملية تتوافق مع المتطلبات القانونية والتنظيمية.

ثالثاً: الحركات المالية

تختلف الحركات المالية في برنامج إدارة الموارد البشرية لدى أنظمة فينيكس بين الحركات المتكررة والحركات غير المتكررة، فالحركات المالية المتكررة تنظم عملياتها بشكل منتظم ومتكرر في فترات زمنية محددة، بينما الحركات المالية غير المتكررة هي المعاملات التي تطلب تنفيذها على أساس غير منتظم وليس لها توقيت محدد.

يُعدّ الحرص على تنفيذ الحركات المالية المتكررة في الوقت المناسب وبدقة ودون أي خطأ جزءاً أساسياً من إدارة الموارد البشرية في أنظمة فينيكس، حيث يمكن تخصيص وقت كافٍ لمعالجة البيانات الكبيرة وتطبيق الضوابط المالية والضريبية وغيرها من القواعد التنظيمية، ومن ناحية أخرى يمكن إدارة الحركات المالية غير المتكررة عبر المراجعة الدورية وضبط الإجراءات المالية التي تتعلق بها.

رابعاً: نظام الإجازات

يمثل نظام الإجازات جزءاً هاماً من إدارة الموارد البشرية، حيث يتيح برنامج إدارة الموارد البشرية لدى أنظمة فينيكس مجموعة من الخصائص والميزات المهمة التي تتيح للموظفين إدارة إجازاتهم والتحقق من رصيد أيام الإجازة المتاحة سواءً كانت اليومية أو الساعية أو الاستراحة أثناء الدوام.

يمكن للموظفين تقديم طلبات الإجازة عبر نظام الإجازات في البرنامج، ويتطلب النظام ملء البيانات الأساسية للطلب ومراجعتها قبل إرسالها للموافقة النهائية، ويمكن لمديري الإدارة القيام بالتأكيد أو الرفض على طلبات الإجازات وتوجيه الموظفين إلى التعديل على بعض البيانات في حال تعذرت الموافقة على الطلب، كما يمكن للموظفين الاطلاع على حالة طلباتهم ورصيد الأيام المتاحة لديهم، والاطلاع على تفاصيل الإجازات السابقة والحالية.

بالإضافة إلى ذلك يوفر برنامج إدارة الموارد البشرية في أنظمة فينيكس تقارير مختلفة تساعد قادة الفرق ومديري الموارد البشرية والمشرفين بإدارة الإجازات وتحسين الممارسات التي يتم تطبيقها.

خامساً: نظام المكافأة والبدل

يُعدّ نظام المكافآت والبدلات في برنامج إدارة الموارد البشرية لدى أنظمة فينيكس وسيلة جيدة للمؤسسات لتقديم تعويضات إضافية للموظفين تتجاوز رواتبهم أو أجورهم العادية، حيث تحفز المكافآت والموظفين على العمل وتُحسن من أدائهم ومساهماتهم في الشركة.

تمنح الشركة المكافأة للموظف دفعة واحدة بالإضافة إلى الراتب والأجر وتُدفع عادةً للأداء الاستثنائي، بينما البدل يُمنح على دفعات منتظمة بالإضافة إلى الراتب أو الأجور العادية لتغطية نفقات معينة مثل السفر أو السكن، والهدف هو المساعدة في تعويض تكلفة هذه النفقات، ويمكن دفع البدلات كمبلغ ثابت أو كنسبة مئوية من راتب الموظف.

من المهم بالنسبة للمؤسسات التأكد من أن نظام المكافآت والبدلات عادل وشفاف، وأنه يتماشى مع استراتيجية المكافآت والميزانية الشاملة للمؤسسة، ويتوافق مع جميع قوانين ولوائح التوظيف بالمؤسسة.

سادساّ: القروض/ السلف وتسديدها

تقدم الشركة قروض أو سلف للموظفين في برنامج إدارة الموارد البشرية من أنظمة فينيكس، حيث يمكن للشركة تقديم قرض للموظفين لشراء منزل أو سيارة، ويمكن أن يتم تحديد الفائدة والعائد على القرض، بالإضافة إلى الحصول على سلفة للموظفين لتغطية النفقات العائلية المفاجئة مثل تكاليف الصحة أو البطالة، ولدفع رسوم التعليم الجامعي أو لدورات تدريبية متخصصة.

تختلف سياسات تسديد القروض والسلف في الشركات، وقد تشمل هذه السياسات تحديد معدلات الفائدة والعائد وجداول السداد ومبالغ السداد الدورية والضمانات اللازمة للحصول على القروض أو السلف، وبالإضافة إلى ذلك، فقد تتضمن سياسات تسديد القروض والسلف تدابير للتحكم في المخاطر المشتركة مثل تقييد الحصول على قرض أو سلف للموظفين من خلال الرصيد الكامل لدى الشركة.

سابعاّ: أجهزة مراقبة الدوام

تستخدم أجهزة مراقبة الدوام في برامج إدارة الموارد البشرية لدى أنظمة فينيكس لتسجيل ومراقبة ساعات العمل للموظفين، ويمكن استخدام هذه الأجهزة لتسجيل الوقت الفعلي لتواجد الموظفين في مقر العمل في الأوقات المحددة، ويمكن استخدام أجهزة مراقبة الدوام لأغراض التقارير والتحليل والمحاسبة في برنامج إدارة الموارد البشرية.

تشمل سجل العمليات في برنامج إدارة الموارد البشرية من أنظمة فينيكس ملفات فيها جميع العمليات التي تتم على الأجهزة الخاصة بمراقبة الدوام مثل أجهزة البصمة وجهاز الكف، ويتم تسجيل المعلومات كوقت الحضور والانصراف وعدد ساعات العمل والغياب والتأخير وغيرها، وباستخدام برنامج إدارة الموارد البشرية، يمكن إدخال هذه المعلومات يدوياً أو بصورة آلية من الأجهزة المختلفة، مما يساعد برنامج إدارة الموارد البشرية بتوليد تقارير شاملة وإحصائيات حول أداء الموظفين وساعات العمل والاستخدام الفعلي للوقت.

من المهم تحقيق التوازن بين حق الشركة في مراقبة ساعات العمل وخصوصية الموظفين، من خلال وضع سياسات مناسبة لتحديد شروط استخدام أجهزة مراقبة الدوام في برنامج إدارة الموارد البشرية، وتوضيح أسلوب تخزين واستخدام بيانات مراقبة الدوام وتحديد الفترات التي يجب حفظها والطريقة التي يجب استخدامها في التحليل والإبلاغ.

ثامناً: إعداد تقارير دقيقة

يمكن لبرنامج إدارة الموارد البشرية في أنظمة فينيكس توليد عدد كبير من التقارير المختلفة التي تساعد في إدارة الموارد البشرية للشركة أو المؤسسة، ومن بين هذه التقارير:

• التقارير الإدارية:

   تشمل هذه التقارير عدداً من المعلومات المهمة كتقرير بطاقة الموظفين وعدد الموظفين الجدد والموظفين الحاليين، ويعمل هذا التقرير على مساعدة الإدارة في فهم أداء المؤسسة وتحديد المناطق التي تحتاج إلى تطوير.

• التقارير المالية:

   تشمل هذه التقارير عدداً من التقارير المالية كحساب الرواتب والحوافز والعطل والإجازات، وهذه التقارير تعمل على مساعدة الإدارة في تحديد كيفية استخدام الموارد المالية بشكل أفضل في المؤسسة.

• التقارير الخاصة بالدوام:

   تشمل التقارير الخاصة بالدوام كوقت الحضور والانصراف وأماكن العمل لكال موظف بالإضافة إلى العطل والإجازات والغياب، ويساعد هذا التقرير الإدارة في مراقبة أداء الموظفين وتحديد المناطق التي تحتاج إلى تحسين.

• التقارير الخاصة بالإنتاج:

   تشمل التقارير الخاصة بالعمليات الإنتاجية في المؤسسة كأنماط إنتاج الموظفين، ويساعد هذا التقرير الإدارة في فهم كيفية توجيه الموارد لزيادة الإنتاجية والربحية.

تاسعاً: التخصيص

يقدم نظام إدارة الموارد البشرية في أنظمة فينيكس عادةً خدمة التنبيهات لعملائها، وتهدف إلى تذكير المستخدمين بأحداث مهمة أو أشياء يجب الوقوف عندها، كتخصيص صفحات البداية لإظهار المعلومات التي تعتبر مهمة بالنسبة لها، مثل الفعاليات القادمة أو التذكير بالمهام والمواعيد الهامة، كما يمكن تخصيص الاستمارات المستخدمة في النظام بحيث تعكس اللغة والنموذج والتنسيق الخاص بالمؤسسة، بالإضافة إلى أنه يُمكن تخصيص التنبيهات حسب التاريخ بشكل سهل وفعال، وذلك بتحديد التاريخ المحدد الذي تريد استلام التنبيهات به.

 

كيف تختار برنامج إدارة الموارد البشرية الملائم لشركتك؟

يُعدّ اختيار البرنامج المناسب لإدارة الموارد البشرية قراراً مهماً لأي مؤسسة، حيث يمكن أن يؤثر على كفاءة وفعالية إدارة الموارد البشرية، وبالتالي يحتاج القرار للتفكير والقياس بعناية، وفيما يلي بعض الأسئلة التي يجب يمكنك طرحها عند اختيار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب لشركتك:

• ما هي احتياجات شركتك الفريدة في إدارة الموارد البشرية؟

  وهل تحتاج إلى تتبع البيانات والأداء الوظيفي؟ تحتاج إلى التواجد والحضور؟ تريد نظاماً لإدارة الرواتب والمزايا؟ يجب عليك تحديد ما هي الاحتياجات الفعلية للمؤسسة فيما يتعلق بإدارة الموارد البشرية، وذلك عن طريق تحليل عمليات الموارد البشرية الحالية وحصر المتطلبات والتحديات التي تواجه المؤسسة، بمجرد التعرف على هذه الاحتياجات، سيتاح لك البحث عن البرنامج الذي يلبي تلك الاحتياجات.

• ما هو حجم شركتك؟

  يجب مراجعة ميزات البرنامج المختلفة مثل الوظائف والتقارير والتحليلات والأدوات، واختيار أسلوب يتيح للشركة أن تحصل على أكبر فائدة من حلول إدارة الموارد البشرية لديها، بما تتناسب مع حجم الشركة وعدد الموظفين سواءّ كانت صغيرة أو متوسطة أو كبيرة الحجم.

• ما هو الميزانية التي تتوفر لديك؟

  يحتاج اختيار نظام إدارة الموارد البشرية المناسب والمتاح لميزانية المؤسسة، فعلى سبيل المثال من الممكن أن تكون نظم الموارد البشرية المبتكرة باهظة الثمن، ولكن هناك برامج أخرى أقل تكلفة ولكنها قادرة على تلبية الاحتياجات.

• هل يمكن للبرنامج التكامل مع أنظمة أخرى لديك؟

  تحتاج المؤسسة إلى التأكد من التوافق مع البرامج والتطبيقات الأخرى التي تستخدمها، خاصةً إذا كان البرنامج يقوم بتشغيل الأنظمة المركزية التي لا يمكن التخلي عنها.

• هل توفر البرنامج التدريب والدعم الفني الكافي لموظفيك؟

  ينبغي التحقق من إتاحة دورات التدريب والدعم الفني من قبل مزودي البرنامج، وذلك لتوفير التدريب المطلوب لفريق الموارد البشرية وتطوير مهاراتهم في العمل مع البرنامج.

• هل يحقق البرنامج معايير الأمان والحماية للبيانات الشخصية؟

  يجب أن يتمتع البرنامج بنظام أمان قوي لحماية البيانات الحساسة، وتوفير التشفير للبيانات والقدرة على تفعيل أذونات الوصول المحددة للمستخدمين بناءً على مستوى الوظائف والسلطات.

بالإجابة على هذه الأسئلة يمكنك تضييق الخيارات المتاحة، والبحث والمقارنة بين برامج إدارة الموارد البشرية المختلفة المتاحة في السوق، والاهتمام بالتفاصيل الدقيقة التي قد تؤثر على اختيار البرنامج المناسب لشركتك.

ختاماً:

في العصر الرقمي الحديث، أصبح برنامج إدارة الموارد البشرية أكثر أهمية من أي وقت مضى، فهو يقدم العديد من الفوائد التي تجعله ضرورياً لأي مؤسسة تهتم بإدارة موظفيها بشكل فعّال ومؤثر، حيث يمكن للمديرين تتبع أداء موظفيهم وتحديد نقاط القوة والضعف وتوجيههم نحو تحقيق الأهداف بشكل أفضل.

يمكن لبرنامج إدارة الموارد البشرية من أنظمة فينيكس أن يسهل عملية التواصل والتفاعل بين الموظفين والإدارة بسبب واجهاته السهلة والمرنة، حيث يُمكن للموظفين تبادل المعلومات والأفكار والتواصل مع الإدارة بشكل سهل وفعال، كما يمكن للبرنامج أن يعزز رضا الموظف واستمراريته في العمل، وبفضل إمكانية تتبع الأداء وتقديم التقييمات الدورية وتوفير فرص التدريب والتطوير، يمكن للمديرين تحقيق توازن مثالي بين احتياجات الموظف واحتياجات المؤسسة.

على المستوى العملي، هناك العديد من الأمثلة على كيفية استخدام برامج إدارة الموارد البشرية بفاعلية، والتي يمكن للمؤسسات الاستفادة منها لتحقيق أعلى مستويات النجاح والإنتاجية، ومن خلال تبني هذه التكنولوجيا الحديثة يمكن للشركات التأكد من تنظيم موظفيها وتحسين عملياتها للوصول إلى أعلى مستويات من النجاح والفاعلية.