إدارة الأصول الثابتة والمتداولة

 ما المقصود بالأصول الثابتة fixed assets

 هي أصول ملموسة وغير ملموسة طويلة الأجل تمتلكها الشركات وتستخدمها لتوليد الإيرادات أو تقديم الخدمات، وتعتبر الأصول ثابتة لأنها ليست مخصصة للبيع ولا يمكن تحويلها بسهولة إلى نقد أو استهلاكها في غضون عام من الحصول عليها، ويتم تسجيل الأصول الثابتة في الميزانية العمومية للشركة.

   عادة ما تستثمر الشركات مبالغ كبيرة من المال في الحصول على الأصول الثابتة، لغرض حساب وتوفير فوائد ودر إيرادات لسنوات عديدة، ومع انخفاض قيمتها بمرور الوقت يتم استخدامها تدريجياً أو تصبح قديمة، ومن خلالها يتم معرفة رأس المال لأي شركة لذلك يُطلق عليها الأصول الرأسمالية.

ما هي أنواع الأصول الثابتة؟

يمكن تصنيف الأصول الثابتة إلى نوعين، وهما الأصول الثابتة الملموسة والأصول الثابتة غير الملموسة، وفيما يلي توضيح لكل منهما:

• الأصول الملموسة:

  يقصد بها ممتلكات الشركة المادية، والتي تستخدمها الشركة في عمليات الإنتاج من أجل تحقيق الإيرادات، ومن المتعارف عليه أن للأصول الثابتة الإستهلاك باستثناء الأراضي، ومن الأمثلة عليها:
• المباني والمرافق
• الأثاث والتجهيزات
• الأجهزة والآلات والمعدات
• المركبات

• الأصول غير الملموسة:

  تشمل الممتلكات الغير المادية للشركة، والتي تستخدمها الشركة من أجل تحقيق الأرباح، ومن الأمثلة عليها:
• العلامة التجارية
• حقوق الطبع والنشر
• الامتيازات والتراخيص
• براءات الاختراع

ما هي أهم الميزات التي تقدمها أنظمة فينيكس في نظام إدارة الأصول الثابتة  fixed assets management؟

تقدم أنظمة فينيكس حلولاً لإدارة الأصول الثابتة من خلال مجموعة واسعة من الميزات لمساعدة الشركات في تتبع أصولها وإدارة الحسابات وتحسينها بكفاءة، وتتضمن المزايا الرئيسية التي توفرها أنظمة فينيكس ما يلي:

 مواقع الأصول

   تشير مواقع الأصول الثابتة إلى المواقع المادية المتواجدة في الشركة، وتساعد أنظمة فينيكس عملائها في تتبع هذه المعلومات لأغراض محاسبية وضريبية وكذلك لضمان استخدام الأصول بكفاءة وفعالية ولتقليل مخاطر الفقد أو السرقة.           

1. طرق الاهتلاك

   الاهتلاك هو عملية تخصيص تكلفة الأصل الثابت على مدى عمره الإنتاجي، وتستخدم أنظمة فينيكس العديد من الطرق لحساب اهتلاك اصول الثابت مثل القسط الثابت القسط المتناقص والقسط المتزايد ووحدات الإنتاج، وتساعد هذه الطرق في تحديد قيمة الأصول الثابتة بمرور الوقت (إضافةً إلى تنظيم قيود مالية صحيحة تعكس حالة الأصل في الشركة

2. أصناف الأصول

   تُصنِف أنظمة فينيكس الأصول الثابتة إلى عدة فئات بناءً على خصائصها وعمرها الإنتاجي بدقة، لأن الفئات المختلفة لها قواعد اهتلاك محاسبية مختلفة ومنظور محاسبي مختلف.

3. باركود الأصول

   تُعيّن أنظمة فينيكس باركود للأصول الثابتة، بحيث تستخدم رمزاً معروفاً وفريداً لكل أصل من أجل مراقبة تفاصيل الاصل وتتبعه بسرعة وسهولة، ويمكن أن يكون هذا مفيداً بشكل خاص للشركات التي لديها عدد كبير من الأصول الثابتة التي تحتاج إلى متابعتها وصيانتها، ويمكن للموظفين استرداد المعلومات حول الأصل بسرعة مثل موقعه وسجل الصيانة والحالة الحالية (من خلال باركوده).      

4. عمليات الأصول

     توفر أنظمة فينيكس مهام متعددة لمعالجة العمليات التي تتم على الأصول الثابتة بحيث يتم التمييز بين العمليات الدورية مثل الصيانة الدورية للأصل وبين العمليات الرأسمالية والتي تؤدي إلى زيادة عمر الأصل الإنتاجي، بما في ذلك عمليات الإضافة والاستبعاد والصيانة والحركة لكل أصل، وتستخدم عادةً هذه المعلومات الموجودة لحساب مصاريف الاهتلاك وتساعد في إعادة تقييم الأصول.

5. مذكرة الاهتلاك

    تقدم أنظمة فينيكس الوسيلة للشركة لمعالجة اهتلاكات أصولها من خلال مذكرات الاهتلاك والتي يمكن تنظيمها شهرياً او بشكل ربع سنوي أو نصف سنوي أو سنوي، وذلك بهدف الحصول على قيمة مرحلة دقيقة لكل أصل وبالتالي تتبع حالة البيع أو المقايضة أو التخلص من الأصل مع الاخذ بعين الاعتبار الربح أو الخسارة الناجمة عن تلك العمليات.

6.  التقارير

   توفر أنظمة فينيكس مجموعة من التقارير المتعلقة ب إدارة الأصول الثابتة، وتتضمن تلك التقارير معلومات حول جرد الأصول وحركة الأصول وإنتاج الأصل بالارتباط مع أنظمة فينيكس للتصنيع واهتلاك الأصول وعمليات الأصول، حيث تساعد أنظمة فينيكس الشركات لتتبع استثماراتها الطويلة الأجل ولضمان صيانة هذه الأصول واستخدامها بشكل صحيح لتوليد الإيرادات، كما أنها مهمة في تقديم صورة دقيقة عن الوضع المالي للشركة وقيمة الأصول الإجمالية.

ما الفرق بين الأصول الثابتة (المتداولة) والأصول الغير متداولة؟

الأصول الثابتة والمتداولة هما فئتان مختلفتان من الأصول التي قد تمتلكها الشركة، وفيما يلي الاختلافات الرئيسية بينهما:

• المفهوم: الأصول الثابتة هي ممتلكات طويلة الأجل تستخدمها المنشآت لتوليد الدخل وتحقيق الأرباح وعادةُ ما يتم استخدامها لأكثر من فترة محاسبية كالمباني والآلات والعلامات التجارية، بينما الأصول المتداولة هي ممتلكات قصيرة الأجل ومن المتوقع تحويلها إلى نقد أو استخدامها في غضون عام كحسابات (مديونية العملاء والشيكات المستحقة والنقدية السريعة) والمخزون.
• نوع الاستثمار: تستخدم الأصول الثابتة في إنتاج أو بيع منتجات أو خدمات الشركة، بينما تستخدم الأصول المتداولة لدعم العمليات اليومية للشركة والوفاء بالتزاماتها قصيرة الأجل.
• المدة المتوقعة والسيولة: الأصول الثابتة هي أصول مادية طويلة الأجل تمتلكها الشركة وتتوقع أن تستمر في استخدامها لأكثر من عام، مما يعني من الصعب تحويلها إلى نقد بسرعة، على النقيض من ذلك فإن الأصول المتداولة عادةً ما تكون نقدية بالفعل أو يمكن تحويلها إلى نقد بسهولة في غضون فترة قصيرة.
• القيمة: يتم تسجيل الأصول الثابتة بتكلفتها الأصلية مطروحاً منها الاستهلاك المتراكم لأنها تبقى أكثر من عام، بينما يتم تسجيل الأصول المتداولة بقيمتها السوقية أو تكلفتها لأنها من المتوقع ألا تتعدى العام.
• الاهتلاك: ينطبق الاهتلاك على الأصول الثابتة في حين أن الأصول المتداولة لا تخضع لذلك، ويعود سبب ذلك لأن الأصول الثابتة لها عمر أطول بكثير من الأصول المتداولة، بينما الأصول المتداولة يكون عمرها قصير الأجل فلن تتأثر بالاستهلاك.

نصائح لتعظيم قيمة نظام إدارة الأصول الثابتة

يمكن أن تكون محاسبة الأصول الثابتة عملية معقدة وتستغرق وقتاً طويلاً، فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعد في تحسين محاسبة الأصول الثابتة:

• تنفيذ نظام إدارة الأصول الثابتة من خلال مركزية النظام، و يقوم بإدارة جميع الأصول الثابتة وتتبع مواقعها واستهلاكها وصيانتها، مما سيزيد من دقة وموثوقية البيانات في الشركة.
• إجراء عمليات تسجيل للأصول المادية بانتظام وبشكل دوري للتأكد من أن جميع الأصول الثابتة يتم حسابها وتسجيلها بدقة في نظام المحاسبة، مما يساعد ذلك في تحديد أي أصول مفقودة أو في غير محلها، والتأكد من عدم المبالغة في تقدير الأصول أو التقليل من قيمتها.
• وضع سياسات وإجراءات واضحة ومحددة جيداً لحساب و متابعة الأصول الثابتة، ويمكن أن يساهم ذلك في ضمان صحة ودقة المعلومات في تسجيل الأصول واهتلاكها والتخلص منها، وتلافي أي أخطاء محتملة أو احتيال.
• يُعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة أمراً ضرورياً لمحاسبة الأصول الثابتة، بما في ذلك السجلات المُفصلة لكل أصل كتاريخ الشراء والتكلفة والاستهلاك وتاريخ التخلص منه، ويجب توثيق جميع المعاملات المتعلقة بالأصول الثابتة وتسجيلها بشكل صحيح في برنامج إدارة الأصول الثابتة.
• استخدام التكنولوجيا لتبسيط العمليات، واستخدام برامج إدارة الأصول الثابتة أو الأدوات الأخرى لأتمتة العمليات لتقليل الأخطاء وتوفير الوقت، ويمكن أن توفر البرامج أيضاً معلومات أكثر دقة وحداثة حول حالة الأصول الثابتة.
• تدريب الموظفين المسؤولين عن محاسبة الأصول الثابتة بشكل صحيح وفهمهم للسياسات والإجراءات المعمول بها لأداء واجباتهم بفعالية لإبقائهم على إطلاع دائم بالتغيرات التي تطرأ على معايير العمل وتحديثات البرامج، مما يساعد ذلك في منع الأخطاء والتأكد من أن جميع الأصول يتم حسابها بشكل صحيح.
• وضع خطة للتخلص من الأصول التي لم تعد مفيدة أو لازمة، وهذا يساعد على منع أي خسائر كبيرة للشركة، ويجب أن تتوافق عملية التخلص مع إدارة الشركة وميزانيتها واحتياجاتها.
• يجب مراجعة وتقييم السياسات والإجراءات المحاسبية للأصول الثابتة وتحديثها بشكل دوري للتأكد من أنها تبقى ذات صلة وفعالية، ويمكن أن يساعد ذلك في أن يكون نظام إدارة الأصول الثابتة قوي وحديث.

بشكل عام من خلال تحسين قيمة محاسبة الأصول الثابتة، يمكن للشركات تحسين إدارتها المالية واتخاذ قرارات أكثر استنارة حول إدارة الأصول والاستهلاك والاستثمار والاستراتيجية المالية الشاملة.

ختاماً:

تعد إدارة الأصول الثابتة بفعالية أمراً بالغ الأهمية للشركات التي تتطلع إلى تعظيم أرباحها وتقليل نفقاتها، ويمكن أن يكون نظام إدارة الأصول الثابتة لدى أنظمة فينيكس أداة قيّمة لتحقيق هذا الهدف، ويمكن أن يؤدي الاستثمار في مثل هذا الحل إلى فوائد طويلة الأجل وعائداً إيجابياً على العمل.

يمكن أن يؤدي تطبيق برامج إدارة الأصول الثابتة إلى تحقيق العديد من الفوائد للأعمال، ويوفر حلاً مركزياً ومؤتمتاً يساعد في توفير الوقت وتقليل الأخطاء وزيادة الدقة وتحسين الأداء، ويمكن للشركات اتخاذ قرارات أفضل بناءً على بيانات ورؤى دقيقة، بالإضافة إلى ذلك يمكن أن تساعد الشركات في تلبية متطلباتها التنظيمية وتحسين تقاريرها المالية في بيئة الأعمال التنافسية اليوم.